よい「管理」を目指して

２．管理の方法について

よい管理を行なうためには、きちんとしたシステムが必要になります。管理の方法について学びましょう。

共用部分を管理する方法には、大まかに分けて次のような2つの方法があります。それぞれに特徴があるので理解を深めておきましょう。

★委託管理方式
建物を守っていくのは、その持ち主である管理組合員ですが、管理を行なうための時間的・人的余裕がなかったり、必ずしも専門的知識を持った人ばかりがマンション内にいるとは限りません。そこで、その業務を専門に行なう管理会社に業務を委託することがあります。この方法を「委託管理方式」といいます。基本的に管理会社に委託する管理業務については、大まかに分けて、（1）管理員業務（2）事務管理業務（3）清掃業務（4）設備管理業務の4つに分類されます。管理会社は、委託契約内容に基づき、建物管理の業務を遂行します。

・全部委託方式
上記の4業務すべてを管理会社に委託する方式です。一般的に新築マンションではこの方法が採用されています。

・一部委託方式
上記の4業務のうち、一部だけを管理会社に委託し、その他を管理組合で行なう方法です。

★自主管理方式
建物管理を管理会社に委託せず、管理組合で行なっていく方法です。設備点検など管理組合で行なえない業務は専門業者が行ないますが、管理組合が直接の窓口となって立ち会ったり、業者に指示したりします。

管理会社に委託する業務の内容を把握しておくことは、管理会社との信頼関係を深めるとともに、よりよいメンテナンスを行なっていくための基本事項です。

★管理委託契約書
管理会社と管理組合との間には、依頼する業務内容を定めた「管理委託契約書」があります。マンションごとにこの契約内容は違ってきます。ですから、これを事前に確認して、管理会社が行なう業務範囲がどこまでになるのか知っておきましょう。

・管理員業務
管理員がマンションに派遣されて業務に対応する形態、時間とその管理員が行なう業務範囲を示したものです。管理員がマンションで業務を行なう形態には、「住み込み」や休日を除く毎日勤務である「常駐」、定期的に見回る「巡回」があり、その方法は、マンションの規模などによって決められます。

・事務管理業務
管理費や修繕積立金の収納などの出納業務や管理組合の予算案・決算案作成の補助など、事務関係の業務のことです。管理会社が行なう業務の根幹になります。

・清掃業務
マンションに施される清掃の対象範囲、頻度、作業方法などが示されています。

・設備管理業務
エレベーターや給水ポンプ・タンク、避難ハッチなどの消防設備など、マンションに関わる設備関係の管理対象と、点検範囲、点検実施回数、点検方法が示されています。